Nghiệp vụ xuất/nhập kho

Trong phiên bản 0.2.5 Gostore đã cập nhật thêm tính năng liên quan đến nghiệp vụ kho để đáp ứng nhu cầu của các khách hàng phát triển mô hình kinh doanh liên kết giữa nghiệp vụ bán hàng và nghiệp vụ xuất/nhập kho.

Sau đây là hướng dẫn chi tiết về cách thêm phiếu xuất/nhập kho thủ công và tự động.

Thêm phiếu xuất/nhập thủ công.

Phần mềm cho phép thêm phiếu xuất/nhập kho mới và phiếu xuất/nhập kho từ hóa đơn.

+ Thêm phiếu xuất/nhập kho mới.

Người dùng sẽ phải chọn từng hàng hóa để tiến hành  thêm phiếu xuất/nhập với các hàng hóa đã chọn.

Bước 1: Sau khi đăng nhập vào cửa hàng chọn menu Nghiệp vụ => chọn submenu Nhập/Xuất kho.

Bước 2: Chọn nút Thêm mới và chọn Xuất kho hoặc Nhập kho (tùy thuộc người dùng đang cần thêm  phiếu xuất hay nhập).

 

Bước 3: Nhập tên/mã hàng hóa cần tìm vào ô tìm kiếm và nhập số lượng xuất/nhập tương ứng.

Nếu số lượng hàng hóa lớn có thể import hàng hóa từ file excel vào. Các bước như sau:

+ Chọn nút Import.

+ Sau đó hiển thị màn hình sau:

Bạn tải về file mẫu để nhập thông tin hàng hóa xuất/nhập theo mẫu. Sau đó chọn  nút Chọn file dữ liệu để tải nhanh danh sách hàng hóa lên.

Nếu tải thành công ở phần kết quả sẽ hiển thị thông báo import thành công và hiển thị số bản ghi import đúng với trong file.

Bước 4: Chọn Loại phiếu và nhập các thông tin khác.

 

Có thể chọn trạng thái của phiếu là Chờ kho xử lý hoặc Đã hoàn thành.

Nếu để trạng thái Chờ kho xử lý thì cần có quá trình Hoàn thành hoặc Hủy bỏ phiếu này.

Trước khi xác nhận phiếu nhập/xuất kho có thể sửa phiếu kho. Chỉ cần chọn nút Sửa, sau đó nhập thông tin cần sửa và Lưu lại là xong.

+Thêm phiếu xuất/nhập kho từ hóa đơn.

Cách thêm mới phiếu kho dạng này cũng không khác là mấy. Loại phiếu này dành cho các hóa đơn xuất/nhập chưa có phiếu kho.

Bước 1: Tương tự như trên.

Bước 2: Chọn Thêm mới  và chọn Xuất kho từ hóa đơn hoặc Nhập kho từ hóa đơn.

 

Sau đó màn hình danh sách các hóa đơn xuất/nhập chưa có phiếu kho sẽ hiển thị.

Chọn hóa đơn cần thêm phiếu kho và chọn Đồng ý. Sau đó hiển thị thông báo: Thêm phiếu kho thành công. Vậy là phiếu kho tương ứng với hóa đơn đã được tạo ra.

Khi quay ra màn hình danh sách phiếu nhập/xuất kho đã tồn tại phiếu kho mới thêm.

Thêm hóa đơn bán hàng trạng thái Chờ kho xử lý.

Với các cửa hàng kết hợp giữa bán hàng và quy trình kho thì mỗi khi tạo 1 hóa đơn bán hàng ở trạng thái Chờ kho xử lý sẽ có 1 phiếu xuất kho tự động được tạo ra với trạng thái và thông tin tương tự.

Khi phiếu xuất kho này được Xác nhận thì tồn kho hàng hóa mới thay đổi và trạng thái hóa đơn bán hàng cũng hoàn thành.

Quá trình tạo hóa đơn bán hàng với trạng thái Chờ kho xử lý và xác nhận phiếu xuất kho như sau:

Bước 1: Sau khi đăng nhập chọn POS để vào màn hình bán hàng.

Bước 2:  Ở màn hình bán hàng chọn hàng hóa, nhập thông tin hóa đơn, thông tin khách hàng cần thiết.

Bước 3: Chọn trạng thái của hóa đơn là Chờ kho xử lý.

Bước 4: Chọn nút Thanh toán

Sau khi màn hình in hóa đơn hiển thị người dùng có thể in luôn hóa đơn.

--> Như vậy hóa đơn bán hàng với trạng thái Chờ kho xử lý đã được tạo ra. Vào màn hình danh sách phiếu Nhập/Xuất kho sẽ thấy phiếu xuất kho tự động đã được tạo ra với trạng thái Chờ kho xử lý.

Bây giờ là quy trình Xác nhận hoặc Hủy bỏ phiếu xuất kho vừa được tạo ra tự động.

Để Xác nhận phiếu kho.

Bước 1: Chọn menu Nghiệp vụ => Nhập /Xuất kho.

Bước 2: Nhập chuột vào phiếu kho cần xác nhận.

Bước 3: Chọn nút Xác nhận.

Ngay sau đó hiển thị hộp thoại xác nhận, chọn Đồng ý để hoàn thành thao tác và chọn Hủy bỏ để dừng thao tác.

 

Ngay sau đó trạng thái của phiếu xuất kho và hóa đơn bán hàng tương ứng sẽ chuyển sang Đã hoàn thành, tồn kho hàng hóa sẽ thay đổi.

Để Hủy bỏ phiếu kho.

Các bước 1,2 tương tự như khi xác nhận.

Bước 3: Chọn nút Hủy bỏ

Ngay sau đó hộp thoại xác nhận hủy xuất hiện.

 

Chọn Đồng ý để hoàn thành thao tác hủy, chọn Hủy bỏ để dừng thao tác.

Sau khi hủy thành công phiếu xuất kho ở trạng thái Chờ kho xử lý sẽ bị xóa hoàn toàn khỏi hệ thống và hóa đơn bán hàng tương ứng với phiếu kho vẫn tồn tại ở trạng thái Chờ kho xử lý và chưa có phiếu kho tương ứng.

 

Để thêm nhanh lại phiếu kho cho hóa đơn này chỉ cần nhấp chuột vào biểu tượng kho, sau đó hộp thoại xác nhận hiển thị.

Chọn Đồng ý để hoàn thành thao tác. Ngay sau đó 1 phiếu kho với trạng thái Chờ kho xử lý được tạo ra.

Ngoài ra Gostore cũng hỗ trợ thêm các hóa đơn Nhập hàng, Trả hàng nhập, Trả hàng bán, Chuyển hàng, Hủy hàng với trạng thái Chờ kho xử lý. Khi thêm các hóa đơn chỉ cần chọn trạng thái là Chờ kho xử lý thì sẽ có 1 phiếu xuất/nhập kho tự động được tạo ra với trạng thái Chờ kho xử lý.