Một câu hỏi được đặt ra cho các nhà kinh doanh khi quản lý cửa hàng là vì sao không dùng phần mềm quản lý bán hàng chuyên biệt thì họ lại ngập ngừng, đa phần cho rằng file Excel quản lý bán hàng đơn giản, còn phần mềm thì quá rắc rối, khó sử dụng mà “chắc là cũng chỉ như dùng Excel”.

Nhưng sự thực có phải quản lý bán hàng bằng Excel tiện lợi hơn phần mềm bán hàng không? Hãy cùng Gostore làm một vài so sánh nhỏ để biết dùng phần mềm quản lý bán hàng hay Excel tốt hơn!

KHẢ NĂNG QUẢN LÝ

Đây có lẽ là điều đầu tiên mà nhiều người quan tâm khi đặt hai phương thức quản lý cửa hàng này lên bàn cân.

Đầu tiên là Excel, khi dùng phương thức này các chủ cửa hàng có thể lưu trữ các thông tin về sản phẩm, tình trạng kho hàng, khách hàng,… dưới dạng từng File riêng, vi vậy mỗi lần muốn tìm kiếm cần mất khá nhiều thời gian nếu dung lượng File lớn. Thêm vào đó quá trình nhập liệu bằng tay có thể gây nhầm lẫn.

Còn đối với Phần mềm quản lý bán hàng, tất cả các chức năng của Excel nó đều có thể đáp ứng, thậm chí là làm tốt hơn. Mọi thông tin trong cửa hàng từ sản phẩm, kho hàng, khách hàng đến nhà cung cấp đều được lưu trữ trên phần mềm, khi muốn tìm kiếm, chỉ cần nhập tên hoặc mã riêng là có ngay. Đặc biệt, phần mềm còn giúp bạn thống kê hàng nào đang bán chạy để có kế hoạch nhập xuất phù hợp. Ngoài ra, tính năng quản lý dựa trên mã vạch, mã sản phẩm cũng giúp bạn tiết kiệm tối đa thời gian và sức lực.

KHẢ NĂNG BÁO CÁO

Với Excel, mỗi khi muốn tính toán chi phí, doanh thu bạn bắt buộc phải sử dụng những hàm tính toán, mặc dù không cần động tới máy tính nhưng cấu trúc hàm lại khá rắc rối, nếu nhầm lẫn thì phép toán của bạn cũng sai lệch. Những báo cáo này thường chỉ được tổng hợp vào cuối kì, rất khó để theo dõi hết.

Với Phần mềm bán hàng thì khác, chỉ cần làm vài thao tác ra lệnh nhỏ bạn đã tổng hợp được tất cả chi phí, doanh thu, ngay lập tức lợi nhuận sẽ hiện ra màn hình mà bạn không phải ghi nhớ bất cứ điều gì. Thêm vào đó, phần mềm cho phép bạn truy xuất báo cáo bất cứ thời điểm nào.

KHẢ NĂNG BẢO MẬT VÀ TOÀN VẸN DỮ LIỆU

Việc quản lý bằng Excel thì mọi dữ liệu của bạn đều được lưu trữ trong một tệp trên máy vi tính, nếu xảy ra lỗi bất kỳ hay do virus thì nguy cơ mất dữ liệu là rất cao. Đó là còn chưa kể rất dễ bị kẻ gian đánh cắp dữ liệu bằng phần mềm.

Phần mềm Gostore thì không như vậy, do được sử dụng công nghệ điện toán đám mây rất hiện đại nên dữ liệu kết nối thông qua Internet đảm bảo luôn được lưu trữ an toàn, ngay cả khi máy tính của bạn bị ngắt kết nối hoặc gặp trục trặc. Đảm bảo mọi dữ liệu, thông tin trao đổi với khách hàng đã được mã hóa, tránh nguy cơ bị can thiệp.

KHẢ NĂNG KIỂM SOÁT THẤT THOÁT

Quản lý bằng Excel không thể kiểm soát, phân quyền nhân viên, đây là một thiếu sót rất lớn, có thể gây ra thất thoát nếu nhân viên thiếu trung thực. Với phần mềm quản lý bán hàng thì khác, nhân viên được phân quyền can thiệp vào những mục nhất định, thêm vào đó mọi nghiệp vụ bán hàng của họ đều được lưu lại lịch sử thao tác, khi cần thiết bạn có thể so sánh đối chiếu rất tiện lợi.

Nhiều người ngỡ rằng file Excel quản lý kho đơn giản và vẫn đảm bảo tính chính xác, nhưng thực tế cho thấy Excel không được trang bị tính năng cập nhật tình trạng kho, dễ sửa đổi số liệu dẫn tới tình trạng nhân viên gian lận, thất thoát nghiêm trọng.

KHẢ NĂNG QUẢN LÝ TỪ XA, ĐA NỀN TẢNG

Quản lý bán hàng bằng Excel bạn buộc phải sử dụng máy tính có chứa tệp tin Excel đó, sẽ rất bất tiện nếu như máy bị hỏng hay phải đi xa, bạn sẽ không thể theo dõi tình hình bán hàng được nữa. Trong khi đó, phần mềm bán hàng thì khác, do được xây dựng đa nền tảng: dùng trực tiếp trên trình duyệt, dùng trên máy vi tính, dùng trên thiết bị di động, nên dù ở bất cứ đâu bạn cũng có thể nắm rõ tính hình kinh doanh của cửa hàng.

KHẢ NĂNG KẾT NỐI ĐA THIẾT BỊ

Với Phần mềm bán hàng, bạn có thể kết nối với máy quét mã vạch để đọc thông tin sản phẩm, với máy in hóa đơn, với cân điện tử,…Nhưng nếu sử dụng Excel thì không hề có tính năng này, gây bất tiện khi bạn cần một quy trình thống nhất.

Với 7 phép so sánh này chắc bạn đã có câu trả lời cho cuộc đọ sức giữa Phần mềm quản lý bán hàng và Excel rồi chứ? Mặc dù thuận tiện hơn phương thức quản lý bằng sổ sách, nhưng Excel vẫn không phải cách chuyên nghiệp nhất. Nếu muốn có một quy trình bán hàng chuyên nghiệp, đơn giản và nhanh chóng thì ngay bây giờ hãy sử dụng Phần mềm quản lý bán hàng.

Đăng ký sử dụng miễn phí phần mềm quản lý Gostore