Dù bạn kinh doanh một cửa hàng nhỏ lẻ, một quán ăn vặt ven đường cho đến nhà hàng sang trọng thì đều khó tránh khỏi trường hợp sai lệch doanh thu cuối ngày thực tế và trên phần mềm. Vậy làm cách nào để biết được việc chênh lệch này là do nhân viên hay sai sót từ phần mềm?

Dưới đây tôi sẽ đưa ra một số cách đơn giản để bạn có thể tự kiểm tra trước khi nhờ nhân viên phần mềm hỗ trợ.

Việc đầu tiên bạn cần phải làm là kiểm tra số lượng hóa đơn thực tế in ra so với trên phần mềm quản lý bán hàng có khớp hay không. Nếu số lượng chênh lệch thì bạn nên kiểm tra lại camera để xem số lượng khách thanh toán thực tế so với số hóa đơn có khớp nhau không.

Trường hợp số lượng hóa đơn thực tế in ra nhiều hơn trên phần mềm có thể do nhân viên in trùng hóa đơn (lúc này bạn có thể kiểm tra mã hóa đơn xem có đúng thứ tự không) hoặc có thể do hóa đơn chưa kịp tải dữ liệu lên hệ thống (trường hợp này bạn có thể tự kiểm tra trên phần mềm).

Nếu số lượng hóa đơn thực tế in ra ít hơn trên phần mềm có thể nhân viên quên nhập hóa đơn (bạn có thể kiểm tra thông qua phần hóa đơn) hoặc nhân viên bán hàng đã xóa bớt hóa đơn để gian lận (trường hợp này bạn cũng có thể thể kiểm tra qua camera, hoặc lịch sử thao tác trên các hóa đơn thiếu của nhân viên).

Tiếp theo, nếu bạn đã kiểm tra hóa đơn và không thấy điều gì bất thường thì hãy kiểm tra xem ngày hôm đấy, nhân viên có thu chi tiền mặt cho những việc gì hay không (bạn có thể kiểm tra qua các phiếu thu, phiếu chi trong ngày hoặc qua camera trong cửa hàng).

Trên đây là một số cách thức tự kiểm tra nếu thấy có sự chênh lệch doanh số, bạn nên thực hiện công việc này hàng ngày để nhanh chóng phát hiện sai lệch và điều chỉnh kịp thời. Thực tế, các phần mềm hiện có thể giúp bạn quản lý dòng tiền, thu chi trong ngày cũng như phân chia rạch ròi các quyền thao tác của nhân viên để từ đó có thể hạn chế thất thoát đến mức thấp nhất.

Đăng ký dùng thử miễn phí phần mềm quản lý bán hàng GoStore