Đã kinh doanh thì khó tránh khỏi vấn đề nợ nần, khách hàng nợ bạn hay bạn nợ nhà cung cấp, mọi thứ giống một vòng lặp ảnh hưởng trực tiếp tới dòng tiền của cửa hàng. Chính vì vậy mà việc quản lý công nợ cực kỳ quan trọng, nếu không có một quy trình và những quy định rõ ràng thì bạn sẽ sớm tiến đến bờ vực phá sản mà thôi. Bài viết dưới đây của Gostore sẽ chia sẻ với các bạn những bí quyết quản lý công nợ hiệu quả, giúp bạn nắm rõ tình hình kinh doanh của cửa hàng mình như thế nào.

QUẢN LÝ CÔNG NỢ CỦA KHÁCH HÀNG

Xây dựng chính sách chi trả rõ ràng

Cửa hàng của bạn có chấp nhận cho khách mua nợ hay không? Nếu có thì khách phải đáp ứng những điều kiện và yêu cầu gì để được ký nợ? Số nợ này cần được thanh toán trong thời gian bao lâu? Nếu trễ hạn thì phương án xử lý thế nào?

Đó là những câu hỏi căn bản để thiết lập một chính sách chi trả rõ ràng khi mở cửa hàng mà bạn phải trả lời được. Điều này sẽ giúp bạn hạn chế tình trạng khách có tiền nhưng cố tình mua nợ hoặc có ý định quỵt nợ, đồng thời cũng là cơ sở để giải quyết các tranh chấp nếu phát sinh. Bản chính sách này nên được treo tại vị trí dễ thấy để khách đến mua hàng có thể nắm rõ, và với bất kỳ ai có ý định mua nợ hãy chỉ dẫn cho họ tham khảo.

Có quy trình thu nợ

Thực tế không phải khách hàng nào cũng “tự ý thức” về khoản nợ của họ để mang tới trả đúng hạn, đa phần chủ shop phải chủ động đề cập với họ mới mong thu được tiền. Nhưng không phải cứ thích thì đi đòi và đòi thế nào cũng được, bạn cần phải có một quy trình cụ thể để kiểm soát hiệu quả đồng thời mang tới sự chuyên nghiệp.

Quy trình này cần ghi rõ ai là người liên hệ với khách hàng, cần nhắc nhở khách bằng phương thức nào, sau thời gian nhắc nhở bao lâu thì đi, nếu chưa lấy được cần đàm phán lại thế nào với khách hàng. Khi mọi bước trong quy trình được viết ra chi tiết, rõ ràng bạn sẽ dễ kiểm soát hơn, khi xảy ra vấn đề cũng nhanh chóng tìm ra nguyên nhân để giải quyết hơn.

Luôn luôn chuẩn bị sẵn phương án khi khách khất nợ

Tỷ lệ khách hàng khất nợ càng cao khi số tiền càng lớn, thậm chí lên tới hơn 80%, điều này thực ra rất bình thường nên bạn cần phải chuẩn bị sẵn phương án dự phòng. Cách tốt nhất là thuyết phục khách trả một phần tiền hàng và cho phép họ trả theo từng đợt, như vậy khách sẽ đỡ cảm thấy choáng ngợp hơn.

QUẢN LÝ CÔNG NỢ VỚI NHÀ CUNG CẤP

Thống nhất thời gian thanh toán với nhà cung cấp

Khi làm việc với nhà cung cấp, ngoài vấn đề số lượng, giá buôn, tình trạng hàng hóa bạn cũng cần phải thống nhất với họ về thời hạn thanh toán. Hãy chủ động làm rõ ràng thời điểm từ khi ký nhận hàng đến khi trả tiền là bao lâu và thanh toán phần trăm. Khoảng thời gian này càng dài thì càng có lợi cho bạn, vì vậy cần cố gắng đàm phán thật tốt.

Gửi bảng xác nhận công nợ

Khi gần đến hạn thanh toán bạn nên thống kê lại các khoản trong công nợ rồi gửi email xác nhận cho phía nhà cung cấp lại một lần cuối, tránh các tranh chấp không xác nhận đáng có sau này và chủ động hơn về thời gian.

Trên đây là một số kinh nghiệm quản lý công nợ mà chủ cửa hàng bán lẻ cần lưu ý. Tuy nhiên, nếu muốn đạt hiệu quả cao nhất thì bạn cần phải có một cơ sở dữ liệu chuẩn, chính xác về thông tinnhà cung cấp, khách hàng (tên, địa chỉ, số điện thoại, email,…) và các khoản nợ của họ theo thời gian. Để dễ dàng lưu trữ và thống kê công nợ bạn nên sử dụng một phần mềm quản lý bán hàng thông minh có bộ nhớ lớn. Phần mềm sẽ tự động kết xuất báo cáo tổng nợ cho bạn, đồng thời còn thêm chức năng cảnh báo đối với những khoản nợ tới hạn mà chưa được thanh toán.

Muốn biết phần mềm có phù hợp với cửa hàng của bạn hay không thì hãy nhấp vào nút đăng ký dùng thử dưới đây để trải nghiệm 10 ngày sử dụng miễn phí nhé!

Đăng ký sử dụng miễn phí phần mềm quản lý Gostore